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新巴尔虎左旗人民政府办公室关于印发新巴尔虎左旗人民政府办公室公文处理工作制度(试行)的通知

文章来源:新巴尔虎左旗人民政府办公室 作者: 发布时间:2021-10-15 11:18 点击数: 字体:

新左政办发〔2021〕27

 

新巴尔虎左旗人民政府办公室

关于印发新巴尔虎左旗人民政府办公室

公文处理工作制度(试行)的通知

 

 

旗政府各部门,驻旗各单位:

经旗政府同意,现将《新巴尔虎左旗人民政府办公室公文处理工作制度(试行)》印发给你们,请认真学习,抓好贯彻落实。

 

                        新巴尔虎左旗人民政府办公室

                               2021年7月9

(此件公开发布



新巴尔虎左旗人民政府办公室

公文处理工作制度(试行)

 

    为进一步规范旗人民政府办公室公文运转程序,切实提高公文运转效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下称简称《条例》)、《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012,以下称简称《格式》)和《呼伦贝尔市人民政府关于印发〈呼伦贝尔市人民政府工作规则〉的通知》(呼政发 〔2019〕66号),结合实际,制定本制度。

第一章  收文办理

    、总则

    本制度所称公文,是指符合《条例》《格式》要求,具有特定效力和规范体式的党政机关公文,没有发文标识的非公文材料不在此列。

旗人民政府办公室的收文办理工作由文电室负责;有明确拟办意见的收文一经转出后,具体承办科室对来文需要落实的事项负责。

二、办理及时限

主送或抄送旗人民政府及办公室的各级来文来电,由旗人民政府办公室文电室负责办理。对来文来电实行台账化管理、清单式管控。

(一)签收。文电室收到通过办公系统发来的文件,当日工作时间签收,普件两日内运转,急件立即运转。

通过邮寄渠道传递的资料,收件人为“旗人民政府”和“旗人民政府办公室”的,由文电室拆封;收件人为旗人民政府或办公室领导的,由领导本人拆封;收件人为旗人民政府办公室科室的,由对应科室拆封。邮件内容为公文的,由拆封领导或科室于拆封当日或次日转文电室签收。

(二)登记。文电室应建立收文台账,实行台账化管理。台账详细登记来文的标题、文号、紧急程度、收文日期等信息,纸质运转的公文还要全程记录各办理环节经手人和交接日期等运转信息。

(三)初审。文电室应按照旗人民政府办公室公文受理要求,对签收的公文进行严格初审,切实提高公文收办质量。

经初审不符合受理要求的公文,经文电室负责人确认后,退回来文单位并说明理由,对退文情况定期汇总通报;符合受理要求的转入运转程序。初审环节应于收文后1个工作日内完成。

(四)拟办。文电室办文人员应认真阅读来文,掌握来文主要内容和要求,撰写摘要并提出拟办意见,经文电室负责人审核确认后,通过纸质或办公网络运转。纸质文件附“新巴尔虎左旗人民政府(办公室)收文阅办单”(下称文件阅办单)和《公文运转一览表》,送旗人民政府及办公室相关领导签批。

撰写摘要应简明扼要,概括核心内容和特别需要提请注意的重要事项。

拟办意见应准确具体,必要时可征求来文单位、旗人民政府办公室对口政务科室和分管领导的意见后提出。

1.中央、国务院及各部委,自治区党委、人民政府及各厅局,市委、市政府及各市局、旗委来文,拟办意见应包括以下内容:

(1)对文件的落实工作提出办理意见,要明确主办(牵头)、协办部门并提出贯彻意见。

(2)按照公文内容和旗人民政府及办公室领导分工,提出签批领导的范围。签批领导范围应根据工作需要控制在最小范围。

2.报送旗人民政府的上行文拟办意见应包括以下内容:

(1)明确提请旗人民政府解决的问题,并提出办理建议。

(2)需要答复或批复的,提出主办、协办机关名单。

(3)按照公文的内容和旗人民政府及办公室领导分工,提出签批领导的范围。

3.其它行政区域来文拟办意见应包括以下内容:

(1)必要的背景情况,需旗人民政府研究的事项。

(2)需要承办和答复的,提出主办、协办机关名单,并提出答复方式建议。

(3)按照公文的内容和旗人民政府及办公室领导分工,提出签批领导的范围。

签批领导应以“名字+同志”的格式,按领导排序由前向后排布。

一般情况下,拟办环节应于签收通过后1个工作日内完成,情况复杂的,视实际情况处理。紧急公文按照对应紧急程度办理要求执行。

(五)运转及时限要求。文电室根据工作分工,及时分送相关领导。

一般公文,收文运转到办公室副主任节点后,3个工作日内未签批的,每日提醒1次。收文运转到副旗长节点后,3个工作日内未签批的,每日通知1次相关科室人员提醒副旗长签批。副旗长、办公室副主任超过7个工作日未签批的,向旗人民政府办公室主任汇报情况。紧急公文按照紧急程度对应时限要求办理。

对领导超30天未予签批的文件,文电室反馈报文机关,由报文机关协调,协调未果的作退文处理。

1.阅办件。单一传阅的普传公文不超过20个工作日办结,其它传阅件不超过10个工作日办结,每位领导的签批时限不超过3个工作日。

2.批办件。平件不超过7个工作日办结,特殊情况经分管战线办公室副主任审批同意可以视情况延长期限,每位领导签批环节不超过2个工作日。

3.紧急公文。“特提”件,收件后立即办理,2个小时内转办到承办机关,当天注结;“特急”件,4个小时内转办到承办机关,24小时内注结;“平急”件,12个小时内转办到承办机关,3天内注结。

(六)转办。需转有关部门、旗政办其他科室办理的公文,文电室根据领导批示将载有领导批示的文件阅办单连同来文及相关资料,通过电子政务平台转承办单位。一般情况下,分管战线办公室副主任有明确批示后即可转办,之后随时转办其他领导批示。需反馈意见和办理结果的应明确反馈期限,承办机关反馈期限一般为3-5个工作日,紧急公文按照紧急时限反馈。承办机关应按时向旗人民政府办公室报送完成情况,报送旗人民政府后,文电室直接送相关领导签批。

紧急公文在呈请相关领导阅示的同时,转旗政府办公室承办科室或部门、各苏木镇。

转办环节应于收到领导签批件12小时内完成。

(七)催办。对需要落实的事项实行清单式管控,转部门(单位)、各苏木镇提出意见和具体办理的公文,文电室要定期催办。

未能如期反馈的,文电室于反馈期满第二天电话或书面催办。因特殊情况不能按期反馈的,应向旗人民政府办公室书面说明情况并提出延长期限申请(应明确提出延长的天数或截止日期),经分管战线办公室副主任同意,可视情况适当延长期限。延期只能申请一次,且不得超过原定办理期限时长。办文人员要将延期情况(包括原因、审批领导、延长时限)记录在案。

未按期反馈且没有向旗人民政府办公室提出延期申请的,文电室通报对口科室催办并提交分管战线办公室副主任督办。

超期3天不反馈,且未向旗人民政府办公室提出延期申请或提出延期申请未获批准的,承办部门要向旗人民政府作出书面说明;超期7天不反馈的,经旗人民政府办公室主任批准,予以通报,被通报单位主要负责人要向旗人民政府作出书面检查。催办过程要做好记录,重要情况要及时向有关领导汇报。

(八)答复。经办人员要将请示、报告、意见的处理结果及时通知来文机关。一般采取转文件阅办单的形式答复。需要以正式文件批复的,由有关科室商来文单位办理。

(九)注结。来文办理到以下程度,可以注结,注结应注明办结日期、办理结果。

1.可一次办结的公文已有具体结果。

2.需转发的公文,已转相关部门提出了具体贯彻意见,并已转交对口科室起草转发通知。

3.需阅知的公文,已分送或复印后分送所有应阅知的单位和人员。

4.需批复或回复的公文,已转交有关人员起草批复或将文件批办单复印回复来文机关。

5.旗人民政府及办公室领导指示无需继续办理。

注结的公文,应将原件、领导批示及处理过程中的有关资料收集齐全一并归档。

三、公文受理

(一)报送要求

向旗人民政府报送的上行公文,应符合下列要求:

1.公文格式符合《条例》《格式》规定,所附资料齐全,报送的文件依据充分,日期应与成文日期一致;

2.各部门、苏木镇请示类公文须有法制机构或聘请的法律专家、法律顾问出具的合法性审查意见。合法性审查意见须从内容和报送程序两方面详细说明依据的具体法律法规名称及条款,以及程序的合法性,并得出明确的审查意见。合法性审查意见应加盖审查机构印章,无专门合法性申查机构的,加盖各部门、苏木镇印章;

3.各部门、苏木镇报送拟以旗政府名义签订的合同、协议,应附法制机构的合法性审查意见或法律顾问的意见;

4.请示事项涉及其它苏木镇、部门、单位职权的,应征求意见并达成一致,征求意见情况要以适当的形式予以说明。

5.各苏木镇、各部门(单位)要充分发挥办公室的职能作用,健全、落实公文处理工作各项规章制度,坚持一个“出口”,统一由办公室对公文格式及行文规范进行把关。对因报文不规范而造成延误的,后果自负。

(二)不予受理范围

有下列情形的公文,旗人民政府办公室不予受理:

1.主送、抄送中未列明旗人民政府及办公室的;

2.主送旗人民政府或办公室,但公文所述事项不属于旗人民政府或办公室职责范围内事项的;

3.主送旗人民政府议事协调机构,且该议事协调机构办公室非设在旗人民政府办公室的;

4.来文内容与国家和自治区有关政策、法规相抵触的;

5.来文不符合《条例》《格式》和自治区相关规定的,包括文种使用错误、格式不规范、依据不充分、违反行文规则等;

6.文字表述不精练、不准确,所述事项不明确,语句有歧义,数字、单位、人名、地名、字母词等有明显错误,错别字较多,标点符号使用不符合国家规范的;

7.附件不齐全的;

8.涉及其它部门职权未征求意见,或征求意见未达成一致,或重大事项未履行重大决策程序的;

9.签发人非主要负责人,请示类公文合法性审查意见不明确,所述事项不符合相关法律法规、政策及上级要求的;

10.直接报送领导个人的;

11.非紧急事项越级行文的;

12.律师事务所来文;

13.没有联系人及联系方式的;

14.有不符合公文报送要求其他情形的。

(三)不予受理公文的处理

不符合受理要求但有必要运转的来文,经旗人民政府分管文电工作的办公室副主任同意,文电室不做收文登记直接转相关科室办理。

不予受理的公文,附退文单从原送达渠道退回来文单位。文电室退回公文时,有下列情况应向报文单位说明:

1.主送旗人民政府议事协调机构的公文,应由议事协调机构办公室所在部门和承担议事协调机构办公室职能的部门负责受理的。

2.已纳入旗政府文件交换范围的中央、自治区、市属企业,旗属国有企业来文,比照旗直部门公文受理。其它企业、社会组织、民间组织等来文,除报送紧急突发事件有关情况的,应报送旗直主管部门或属地苏木镇,由旗直主管部门或属地苏木镇提出明确的倾向性意见后报旗人民政府。

3.旗直部门所属事业单位有需要旗人民政府帮助解决问题和困难的,应向其主管部门行文,由主管部门提出明确的倾向性意见后向旗人民政府行文。

(四)报送渠道

除涉密公文外,各部门(单位)、苏木与旗人民政府及办公室往来的公文应通过公文交换系统进行。因工作性质不能接入电子政务内网的部门(单位),报请旗人民政府批准后可向旗人民政府报送纸质公文。

第二章  发文办理

、总则

(一)以旗人民政府及办公室行文,要按照《条例》《格式》规定规范行文,不得随意制发没有发文标识的非正式公文。

(二)旗人民政府办公室的发文办理工作由文电室负责,其它科室做好配合工作。公文草拟实行“谁起草、谁负责”制度,拟文部门(单位)、旗人民政府办公室相关科室要对公文的内容和质量负责,对于请示类及规范性文件、重大行政决策事项,政策法规室要出具合法性审查意见。

二、发文程序

(一)起草

1.以旗人民政府及办公室名义制发的公文,由旗人民政府办公室相关科室起草,也可由相关苏木镇、旗直部门代拟。代拟的公文,须经旗人民政府办公室对口科室审核把关后进入发文程序。部门提请旗人民政府或旗人民政府办公室发文的,应在征求相关部门意见并进行合法性审查(规范性文件、重大行政决策)后方可上报。

2.起草公文应符合国家法律法规及其它有关规定,如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明;要情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清晰、语言规范;标点符号、数字、计量单位使用要符合相关标准,引用公文时应同时标注被引用公文的标题和发文字号。请示、规范性文件、重大行政决策事项应由旗人民政府办公室政策法规室进行合法性审查并出具意见。

3.报请以旗政府名义向市政府发文的,须先向旗政府报送请示,经批准后方可报送代拟稿。

4.拟提交旗委(办公室)、旗人民政府(办公室)联合印发的公文,起草单位应同时遵守旗委办公室有关制度要求并提前与旗委办公室做好协调对接。

(二)审核

审核人员应全面审查拟发文稿的《代拟公文前期工作事项确认单》;发文依据及必要性,是否需要行文,以何种名义及何种形式行文;是否符合党的现行方针政策、国家法律法规及上级有关规定,规范性公文是否履行了相关程序;如提出新的政策规定,是否经相关部门研究并达成一致意见,按照职责权限,应由哪一级批准,是否需要废止现行有关政策规定等;涉及事项决策程序是否履行到位;观点是否正确,内容是否符合实际,措施是否切实可行,有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处;文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;遣词造句是否准确凝练;标点、数字、计量单位、专用名词、引文、简称等是否规范;秘密等级、紧急程度、公开属性、标题、文种、主(抄)送机关及发文范围、结构层次序数、签发人、联系人及联系方式、附件等是否符合规定。

1.室审核。部门代拟的文稿,由科室负责人全面审核《代拟公文前期工作事项确认单》并正确填写拟办意见,拟办意见内容包括:发文原因、起草经过、已履行的程序等;旗人民政府办公室科室起草的文稿,由起草科室认真填写《代拟公文前期工作事项确认单》和拟办意见。文稿起草后,应通过电子办公系统进入发文程序。

(1)文件名称:填写代拟文件标题。

(2)发文依据及必要性

发文依据:关于复函、批复等,填写“根据《……》(XXX号)及领导在收文阅办单上的签批意见”,并将该文件和阅办单附后。关于其他文件,应根据工作需要填写具体依据并附后(在相关文件依据词语上划横线),如“为深入贯彻落实……精神”。如果是领导安排制发的文件,应该填写领导名字,如“根据**副旗长要求”。

必要性:核实是否应当由旗人民政府(办公室)办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商,是否符合公文起草的其他要求。

(3)规范性文件或重大行政决策事项内容和程序的合法性如果不是规范性文件,填写“非规范性文件”;如果是规范性文件,应该有部门起草的合法性说明。可填写“已作合法性审查”;如属重大行政决策事项,应填写已经履行的程序和待履行的程序。

(4)征求意见情况:不涉及征求意见的,可填写:“无”。涉及征求意见情况,应填写:“已经征求**局、**委、**苏木、**镇意见,内容附后”。如果涉及的单位较多,可填写:“已经征求相关部门、苏木镇意见,内容附后”。征求意见情况需要汇总成一个简要说明,内容包括:哪些部门、苏木镇无意见,哪些部门、苏木镇有意见,是否采纳,不采纳的原因等。无意见的反馈不需要附后。

(5)紧急程度及原因:填写“特急”(4小时以内办理完成)或“平急”(12小时以内办理完成),并写明原因及报送时限,不写原因的按普件运转。非紧急公文填写“普件”。

6密级:填写“机密x年”或“秘密x年”。

7公开属性:填写“此件公开发布”或“此件依申请公开”或“此件不予公开”。填写后两种情况的,需要说明原因。已经填写密级的,此项不填写。

8政策解读:填写“图文解读”“视频解读”“新闻发布会”“政策例行吹风会”“文字解读”。根据自治区要求,除特殊情况外,不建议使用文字解读。

9相关附件:依次填写附件名称,如1. xxx。2. xxx。

10发文范围:主送、抄送机关明确,并附有详细名单。如果是议事协调机构收文,应写明具体接收单位。

11签发人:填写起草单位主要负责人姓名。

12联系人及联系电话:填写起草人员的办公室电话和手机号,并注明职务。

13备注:填写需要说明的有关情况。

2.文电室审核。经科室负责人审核后,交由文电室按以下程序审核。

1行文确认。对受理的文稿,审核人员要按照《条例》和旗人民政府及办公室主要公文形式、适用范围和审批程序规定确定是否需要行文、以何名义及何种形式行文。

下列情形的文稿,一般不以旗人民政府或旗人民政府办公室名义行文:属部门和苏木镇职权范围内的事项或可以解决的问题;部门常规性、年度性工作安排、工作要点以及贯彻相关上级部门文件、会议精神的;已在会议上印发的领导同志讲话;未经协商取得一致意见的文稿;照抄照转上级公文,内容空泛,对指导工作无实际意义的文稿;议事协调机构安排工作或机构成员变动的。

除旗委、政府制发的决定、规划等文件外,其他部署全局性工作的文件原则上不超过5000字,部署专项工作的文件不超过3000字,部署具体任务的文件不超过1500字。日常报告不超过1200字,请示不超过600字。

凡属可发可不发的公文,坚决不发。对不宜以旗人民政府或旗人民政府办公室名义行文的文稿,提出处理意见后,退回主办单位自行处理。

2受理。对于主题明确、文理通顺、附件齐全符合规范要求的文稿,由文电室受理并进入审核程序。不符合要求的文稿,由文电室核稿人员提出处理意见,经文电室负责人审核同意后,退回起草科室修改完善。

3核稿。文电室核稿人员要在认真研读、熟悉文稿基本内容的基础上,认真把好程序关、格式关和文字关,确保文字规范、要素齐备、程序合规。

核稿过程中,如发现需要会签和协调解决的重要事项,可由文电室提出意见,退回起草科室协调;起草科室无法协调的,要列明各方理据,提出建设性意见后报请旗人民政府有关领导协调或审定。

原稿基础较差,需作较大改动的,由文电室提出意见后由起草科室修改;对改动较大、特别是修改了实质性内容的文稿,应请代拟机关负责人重新审阅并签署意见。

对文稿的核改,自收文之日起,一般应在3个工作日内完成;篇幅较长或需作较大修改的,应在5个工作日内完成。急件随到随核。如文稿退回修改后重新办理的,办理时限自收到修改稿之日起重新计算。

(三)审签

1.文稿送审时,审签人可以签“同意”(如是纸件运转,则同时签署姓名和日期),有不同意见的要如实注明。

2.审签过程中如对原文有实质性改动的,要随时向参与审签的其他领导和有关方面通报,或通知文电室向参与审签的其他领导和有关方面反馈。

3.领导圈阅或只签署姓名、日期的,视为同意发文。

4.办公室相关科室应提醒有关领导及时审签公文,审签公文一般于3个工作日内完成。紧急公文随到随办。

5.审签过程中,退回要求修改的文稿,修改时间超过一个月的,需重新履行审签程序。

6.审批、签发程序不全且需要发文的,由旗政府办公室主任、副旗长签批。

7.补签。特殊情况下,需要先制发公文后补签的,按以下规定办理。

(1)由文电室打印补签文件发文阅办单和纸质发文送签稿,交由起草科室向相关领导说明情况并完成后补签字程序。

(2)补签的公文不通过电子办公系统运转,由起草科室负责补齐相关资料后,交由文电室存档。

(四)登记复核无误的公文,由文电室相关人员确定公文的发文字号、成文日期、发文日期等信息。

(五)缮印经有权力领导审发后的公文在正式分发前,需由文电相关人员排版、套头、盖章,这个过程为缮印。要根据发文机关和发文字号,准确使用相应的文头、印鉴,防止张冠李戴。对未按规定程序完成审签、签发的文稿,不得缮印(补签除外)。

旗人民政府办公室内部科室拟制发用于协调工作的非正式公文,须经所在科室负责人审核把关,并经分管领导同意后方可套头、盖章,文电室不再审核。

(六)分发。公文印制完毕,由文电室对公文的文字、格式和印刷质量做最终检查后,根据公文的密级、发送范围和紧急程度及时按规定渠道分发。分发工作要做到严谨高效、即送即审。通过电子公文交换系统发送的电子版公文,应使用成品纸质公文的扫描件。公文印制后,须在当日或次日发出。

(七)重新制发公文。为保证公文的严肃性和权威性,公文一经制发,原则上不允许改动。如因特殊情况,确实需要改动的,由起草科室提出,按以下权限履行签批手续:

1.公文出现明显错误,如人名、地名和不影响公文表述意思的个别字词、语句等,由文电室负责人签批修改。

2.一般性改动,即对公文执行无较大影响的改动,如对业务工作的文字性表述、更改主送抄送机关、成文发文时间,经旗政府办公室主任、副主任签批同意后修改。

3.实质性改动,即对公文的执行有较大影响的改动,如改变数据、替换人选、改变政策措施条款等,需要重新履行签发程序后印发,或印发关于修改某某文件有关内容的通知。

(八)归档。经办人员要将成文(3份)、底稿及其它有关资料搜集齐全,适时移交档案室归档。

第三章  公文形式、适用范围和审批程序

一、新巴尔虎左旗人民政府令

按照旗政府成立以来发布的先后顺序编号(第X号)。主要用于公布旗人民政府行政规章,宣布施行重大强制性措施,嘉奖有关单位和人员。

审批程序:旗人民政府常务会议讨论通过,旗政府办公室文电室核稿后,经分管办公室副主任、主任和分管副旗长审核,由旗长签发。

二、新巴尔虎左旗人民政府文件

发文字号为“新左政发〔20XXX号”。主要用于向市人民政府上报重要的请示、意见和报告。转发市人民政府的重要文件;下达新巴尔虎左旗人民政府的重要决定、计划、规划、通报和意见;发布全旗性的重要工作部署和涉及面较广的行政措施等,批转旗政府组成部门、苏木镇的重要文件。

审批程序:

1.上行文。旗政府办公室文电室核稿后,经分管办公室副主任、主任和分管副旗长审核,由旗长签发。旗长因外出无法签发公文时,经向市人民政府备案后,可委托常务副旗长签发。其中,向市人民政府上报的请示、意见,须经旗人民政府办公室政策法规室审查并出具合法性说明。

2.下行文。旗政府办公室文电室核稿后,经分管办公室副主任、主任审核后,由旗长或者旗长授权的分管副旗长签发,经授权也可由办公室主任签发。其中,规范性公文须经旗人民政府办公室政策法规室审查、分管副旗长审核、常务会议研究。

通过后,由旗长签发;属综合性、全局性的或涉及大额资金使用、土地出让、国有资产调配处置、矿产资源配置等重大问题,需经相关副旗长会签后,由旗长或旗长委托常务副旗长签发;特别重要的问题,需提交旗人民政府常务会议研究通过后,由旗长或旗长委托常务副旗长签发;涉及两位或两位以上副旗长分管的工作,需经相关副旗长会签后,报旗长或常务副旗长签发。

三、新巴尔虎左旗人民政府办公室文件

发文字号为“新左政办发〔20XXX号”。主要用于转发市人民政府办公室的重要文件;为落实新巴尔虎左旗人民政府研究决定的事项或政府领导同志的指示,就某些方面的工作发出通知、通报和意见,转发各部门、苏木镇的重要文件;就旗人民政府办公室本身的重要工作作出决定或下达通知等。

审批程序:旗政府办公室文电室核稿后,一般情况下,经分管办公室副主任审核,分管副旗长核签或办公室主任签发;涉及重要事项或重大问题的,须经分管副旗长审核并由旗长或常务副旗长核签后印发。

四、新巴尔虎左旗人民政府公函

(一)发文字号为“新左政字〔20XXX号”(政府无字函形式为“〔20XXX号”)。主要用于向市各有关部门请示批准有关事项或复函有关问题,向其他旗市区及其他不相隶属的机关商洽工作、询问和答复有关问题;向新巴尔虎左旗人民代表大会及其常务委员会提交议案,报送新巴尔虎左旗人民政府有关落实情况的报告;对各部门、苏木镇请示事项予以批复;就一般性工作下发通知、通报等;其他需要以旗人民政府名义行文的事项。

审批程序:旗政府办公室文电室核稿后,经分管办公室副主任审核,由分管副旗长或办公室主任签发。特别重要的事项,须送旗长或常务副旗长签发。向新巴尔虎左旗人民代表大会及其常务委员会提交议案,需经新巴尔虎左旗人民政府常务会议讨论通过后送旗长签发。

(二)发文字号为“新左政信复字〔20XXX号”。用于答复信访事项。

审批程序:旗政府办公室文电科核稿后,经分管办公室副主任审核,由分管副旗长或办公室主任签发。

五、新巴尔虎左旗人民政府办公室公函

新左政办字〔20XX〕X号(政府办公室无字函形式为“〔20XXX号”)。主要用于向不相隶属的机关商洽工作、询问和答复有关问题,向新巴尔虎左旗人大常委会办公室报送立法计划、工作落实情况等,向各部门、苏木镇答复有关问题,以及通知一般性问题等。

审批程序:旗政府办公室文电室核稿后,经办公室副主任审核,由办公室主任签发,或者由办公室主任授权办公室副主任签发;重要事项送分管副旗长核签后印发。

六、新巴尔虎左旗人民政府任免职通知和提请新巴尔虎左旗人大常委会任免干部议案

发文字号为“新左政任字〔20XX〕X号”。用于任免干部。

审批程序:旗人民政府办公室综合室起草、文电室核稿,经有关办公室副主任审核,由分管副旗长或办公室主任签发。

七、会议纪要

(一)新巴尔虎左旗人民政府常务会议纪要。发文字号为 “〔20XX〕X号”。主要用于记载和传达政府常务会议情况及议定事项。

审批程序:旗人民政府办公室综合室起草,经文电室核稿后, 由分管会议工作的办公室副主任审核,必要时送有关副旗长审核,由办公室主任签发,重大事项由旗长或常务副旗长签发。

(二)旗长办公会议纪要。发文字号为“〔20XXX号”。主要用于记载和传达旗长召开办公会议,专题研究有关方面工作的情况和议定事项。

审批程序:旗人民政府办公室相关科室起草,经文电室核稿后,由分管办公室副主任审核,必要时送有关副旗长审核,由旗长或办公室主任签发。

(三)新巴尔虎左旗人民政府专题会议纪要。发文字号为“〔20XX〕X号”。主要用于记载和传达副旗长召开会议,专题研究有关方面工作的情况和议定事项。

审批程序:旗人民政府办公室相关科室起草,经文电室核稿后,由分管办公室副主任审核,由相关副旗长或办公室主任签发。

第四章  公文格式

、总则

政府公文格式要保持统一、严肃、整洁、规范。公文格式即公文的外观形式,是指公文的各个组成部分在公文中所占的位置及其相互关系,是公文规范化的重要标志。公文格式分为文件版头、主体和版记三部分。页码位于版心外。公文格式的具体要求参见《条例》《格式》规定。

二、新左政发、新左政办发文件格式

(一)文件版头是置于公文首页红色分隔线(长度等于版心宽度,即156mm,红色分隔线距页上边距149mm)以上的各要素的统称,包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

文件主体是置于红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的各要素的统称,包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注。

版记是置于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上各要素的统称,包括抄送机关、印发机关、印发日期。

(二)文件的密级分为绝密、机密、秘密三级。标注密级和保密期限时,密级在左,保密期限在右,中间用“★”隔开。

(三)需要受文机关紧急办理的公文、电报,应当标注紧急程度。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“平急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“平急”。

(四)发文机关标志用蒙汉两种文字,蒙文在上、汉文在下。

(五)发文字号一般包括机关代字、年份、发文顺序号。机关代字应准确、规范、精炼、无歧义、易识别,并固定使用,尽量避免与上级机关、同级机关的代字雷同。联合行文,一般标注主办机关的发文字号。

(六)公文标题文字应力求准确简短扼要,标题中可用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。转发文件的标题不能省去文件内容,只援引发文字号。标题转行时,词、词组和专用术语不能分开。

(七)批转或转发有抬头的公文时,被批转或转发公文的标题中不冠机关名称,在全文末尾写上机关名称。

(八)主送机关置于公文标题之下、正文之上,顶格书写。有多个主送机关时,其名称按党、政、军、群顺序排列,如果主送机关是各部门(单位)、各苏木镇时,按各部门、各苏木镇、各大企业、事业单位的顺序排列。上行文,主送机关只有一个,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。正式公文一般不得主送领导个人。没有抬头的公文,如有的命令、决定、通告、公告等,主送机关名称移至版记中的抄送机关之上,标识方法同抄送。

(九)文件落款指正文或附件说明之下的发文机关印章或文件签署人的签名章和成文日期。密码电报一般不加盖印章。明传电报应当加盖印章或发电专用章。电报成文日期以发出日期为准。如领导同志批准后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,成文日期可由承办单位请示签发人重新确定或由文电室提出意见报领导确定。

(十)文件附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下两行。上行文,应将联系人、联系电话置于附注的位置上。

(十一)抄送机关即应当了解文件内容的机关,按照党、政、军、群的顺序排列。标注抄送机关时,要分门别类,由大到小,一一写出,类间用逗号,类内用顿号。

(十二)新巴尔虎左旗人民政府办公室翻印的市人民政府和市人民政府办公室文件,在原文件印发机关、印发日期一栏之下,依次新设翻印机关、翻印日期一栏和印发范围栏。

三、其他文件格式

(十三)新左政字、新左政办字,发文机关标志为发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边30mm,使用红色小标宋体字;发文机关标志之下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下;份号、密级和保密期限、紧急程度顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度自上而下分行排列。

(十四)会议纪要。新巴尔虎左旗人民政府常务会议纪要、新巴尔虎左旗人民政府旗长办公会议纪要、新巴尔虎左旗人民政府专题会议纪要的标志为“XXXXXX会议纪要”,居中排布,上边缘至版心上边缘35mm,使用红色小标宋体字。发文机关置于红色分隔线之上居左空1字,成文日期置于红色分隔线之上居右空1字,发文字号置于会议纪要标志之下、发文机关和成文日期之上,居中排布。会议纪要正文之下空1行左空2字编排“出席”“请假”“列席”或“参加会议人员”。

(十五)新巴尔虎左旗人民政府或政府办公室发电、密码电报版头部分按有关要求办理,其他部分参照新左政发、新左政办发文件办理。

(十六)新左政任字发文字号置于发文机关标志之下、文件标题之上,居中排布,无红色分割线。

四、正文排版格式

(十七)文件用纸一律采用A4型纸,左侧装订。公告、通告等张贴公文用纸大小,根据实际需要确定。页边距上3.7厘米、下3. 5厘米、左2. 7厘米、右2. 7厘米。页脚2. 8厘米,页码用四号宋体(对齐方式为外侧,编号格式选择"-1-”)。段落固定值30磅。汉文从左向右横排;蒙文从左至右竖排。

(十八)正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明。文件标题用2号小标宋体字(GBK),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当,形状呈正梯形、倒梯形或菱形。

(十九)正文结构层次序数分级,第一层“一、”,用3号黑体字;第二层“(一)”,用3号楷体字(GB2312,下同);第三层“1.”、第四层“⑴”,用3号仿宋体字(GB2312,下同)。规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。

(二十)正文用3号仿宋体或楷体字(批转或转发通知的正文、其他文件中的按语用楷体),份号、密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字,抄送机关、印发机关、印发日期用4号仿宋体字。

(二十一)每页排印22行,每行28个字。正文中的数字、年份不能回行。单字不成行,单行不成页,可通过调整字间距、行间距达到要求。

第五章  公文管理

一、旗人民政府办公室各科室公文管理职责

(一)旗人民政府办公室文电室是旗人民政府及办公室公文的总关口(包括进口、出口),负责旗人民政府及办公室的公文管理工作,包括来文的受理、运转、存档和以旗人民政府及办公室名义制发公文。其它科室不得擅自受理、转办来文和以旗人民政府及办公室名义制发公文。

(二)旗人民政府办公室其它科室应协助文电室做好以下工作:

1.承办本科室职责范围内事项的公文。

2.催办、督办分管战线部门承办的公文。

3.协助提醒所服务领导及时签批公文,根据领导日程安排提醒文电室调整传阅、签批顺序。

4.根据来文处理情况,起草批复等对应公文。

5.完成领导交办的其它工作任务。

二、自动化办公系统管理

旗人民政府办公室大力提倡无纸化办公,不断提高政务工作效率和信息化水平。除中央(中办)文件、土地报件(页数较多)和部分急件外,原则上旗人民政府及办公室来文和发文都要通过商密平台运行。

三、保密管理

旗人民政府办公室保密工作由旗人民政府办公室文电室负责,具体管理按照《新巴尔虎左旗人民政府办公室保密操作规程》执行。

保密工作领导小组办公室要定期检查办公室保密工作,发现问题及时处理解决。相关科室要加大对办公室工作人员的保密教育和培训力度,提高保密意识,严守保密规定。随时关注保密工作科技更新状态,确保应用先进技术手段提高保密工作的技术水平。

四、印章管理

旗人民政府办公室负责旗政府工作部门、事业单位、派出机构、旗属企业印章的制发、管理、监督和检查工作。

旗人民政府印章,须经旗长、副旗长同意方可用印。旗政府人民办公室印章,须经办公室副主任以上领导同意方可用印。除文电室制发的公文、财务科、综合保障中心报送的日常表格外,其他材料使用印章需要做好登记。

五、业务指导

文电室负责指导全旗政府系统办公部门文电业务工作,通过组织参加培训、针对性调训等方法,督促和指导全旗政府系统办公部门提高业务水平和工作效率;各政务科室在各自服务的分管战线范围内,督促旗直相关部门提高业务水平和工作效率。

第六章  档案资料管理

、总则

旗人民政府办公室文书档案资料和实物档案管理工作,由文电室统一管理,各科室共同负责。文电室具体负责文书档案资料的收集、整理、保管、利用,各科室负责文书档案资料的甄别、提交入档。

二、归档范围

(一)旗人民政府办公室收到的国务院、国家部委、自治区人民政府、自治区厅局、市人民政府、市局制发的重要公文及批办单。

(二)国务院、国家部委、自治区人民政府、自治区厅局、市人民政府、市局涉及我旗的批复、回复。

(三)旗人民政府与国家部委、自治区人民政府及厅局、市政府及市局征求意见往来公文。

(四)旗人民政府及办公室制发的全部文件及批办单底稿。

(五)各部门、苏木镇、企事业单位向旗人民政府报送的重要上行文及批办单。

(六)旗外单位与旗人民政府函商重要问题的往来公文。

(七)旗人民政府及办公室各类会议的原始记录。

(八)旗领导在非公文类材料上的重要批示。

(九)以旗人民政府名义签署的合同、协议、备忘录。

(十)以旗政府名义召开的大型会议资料。

(十一)奖励给旗人民政府或办公室的奖牌、奖杯等。

(十二)友好城市赠送的纪念品。

三、归档程序

(一)收集

1.档案室按照归档范围收集各项文件资料。

2.旗人民政府及办公室各类会议的记录,由记录科室负责按照会议记录要求规范填写记录封皮、封底履行签字程序后提交档案室归档。

以旗人民政府名义签署的各类协议、合同、备忘录,各承办部门在履行完签字手续后,按照协议、合同中的约定份数交旗人民政府办公室分管战线负责人,由分管战线负责人审核协议、合同数量及印鉴、签名后列出清单提交归档。

4.各科室应于每年1-2月提交上一年度应归档资料。

5.档案资料的移交,要严格履行移交手续,每个环节都要有清单(且与档案资料一一对应)、有签字。

(二)鉴定、整理和登记

旗人民政府办公室文书档案资料的鉴定,由档案室完成。经鉴定属于国家档案规定的收集整理范围的,按规范整理立卷归档,存放于旗人民政府办公室档案室。经鉴定不属于国家档案规定的收集整理范围的,且无必要留存的档案资料,列出清单报分管文电室和档案资料提交科室的办公室副主任会签, 办公室主任同意后,按规定送往旗委保密机要局文件销毁中心销毁。

(三)保管、移交和销毁

1.旗人民政府办公室档案室只留存10年短期档案。长期和永久档案一经整理完毕,文电室立即移交旗档案馆保管,移交过程要严格交接手续,交接双方需认真清点核对,并在交接凭据上签字盖章。

2.不属于国家规定存档范围的资料,保管于旗人民政府办公室档案室,每五年重新鉴定一次保存价值。

3.档案室应定期鉴定超过保管期限的档案,并提出存毁意见,报分管档案工作的办公室副主任、主任同意后销毁。

四、查阅利用

(一)相关组织及个人需要查阅利用旗人民政府及办公室制发公文的,应通过依申请公开程序查阅利用。

(二)公安、检察、司法部门及纪检、监察部门因办理案件需要查阅利用档案的,需两名以上工作人员凭本人工作证件和单位介绍信及调取证据通知书等合法证明,对于一般性文件,经文电室负责人同意后可查询提供;对于重要文件资料,由分管档案工作和分管所涉领域工作的办公室副主任会签,办公室主任同意后,方可查阅利用档案。

(三)律师在代理诉讼案件时需要查阅利用与代理案件有关档案的,须出示律师事务所介绍信、律师证及代理当事人的委托书和立案证明文件,在填写档案查阅利用审批表并经相关领导同意后,可以查阅利用主动公开文件档案。

(四)外国人、外国留学生、外国组织需要查阅利用档案的,必须持旗人民政府外事办公室、所在单位、中国邀请函或接待部门开具的介绍证明,在填写档案查阅利用审批表并经相关领导同意后,可以查阅利用主动公开文件档案。

(五)查阅利用完毕的档案材料要及时放回原处,本单位工作人员因工作需要借阅利用档案原件的,需要在借阅登记簿上签字登记,并标注好交接说明,因不遵守管理规定造成档案材料损坏遗失的,严肃追究相关人员责任。

第七章  附则

一、旗人民政府各部门、各直属单位、各苏木镇、各大企事业单位参照本制度执行。

二、旗人民政府各部门、各直属单位、各苏木镇、各大企事业单位要高度重视公文处理工作,切实提高从事公文处理工作人员的业务素质,进一步规范本地区、本部门、本单位公文处理工作,避免向旗人民政府报送带“病”公文。旗人民政府办公室将定期抽查各部门、苏木镇、单位公文质量,对公文格式不规范、质量不高的各部门、苏木镇、单位,旗人民政府办公室将定期通报,被通报三次(含)以上仍不见改观的,主要负责人要向旗人民政府作出书面检查。

三、本制度由旗人民政府办公室负责解释,自印发之日起实行,此前印发与本制度不一致的,以本制度为准。



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